ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

La gestione dei documenti aziendali è sempre più un fattore critico per ogni realtà. Con l’avvento della digitalizzazione dei documenti è divenuto imprescindibile dotarsi di sistemi per la loro completa gestione; d’altra parte, perché questi sistemi funzionino, è necessario gestire correttamente il workflow aziendale, in particolare per le aziende più strutturate.

Oggi il successo e la competitività di un’azienda sono strettamente correlati alla sua capacità di elaborare e gestire flussi d’informazioni e i relativi documenti in maniera rapida e corretta.

Perché ciò avvenga, è necessario innanzitutto rivedere i processi che sottendono la gestione documentale, in altre parole rivedere il workflow aziendale così da assicurare una corretta ed efficiente produzione dei documenti, per poi dotarsi di un software per la gestione di documenti digitali.

L’obiettivo è quindi quello di assicurare una maggiore efficienza abbattendo i costi legati a una gestione non ottimale dei documenti, in sostanza, ridurre il più possibile i rischi connessi e aumentare conseguentemente il vantaggio competitivo aziendale.

Una gestione documentale ottimizzata diviene così un elemento strategico per una gestione amministrativa efficiente, ma questo è possibile solo se vi è una progettazione corretta e strutturata della gestione documentale, che si integri cioè nel miglior modo possibile con le attività e i flussi aziendali.

Info4u è in grado di supportare le aziende aiutandole a definire logiche e strumenti professionali per l’automatizzazione e la dematerializzazione del workflow, nonché della relativa archiviazione documentale.

Un’attività che ha inizio con l’analisi dei flussi di lavoro aziendali, specifici per ogni azienda, la loro ottimizzazione in vista di una corretta archiviazione documentale, e l’inserimento di un software di protocollo informatico adatto alle esigenze e specificità della singola azienda.

I vantaggi concreti di un’archiviazione documentale ben strutturata sono:

Accesso

Accesso corretto, trasparente e immediato ai documenti.

Risparmio

Abbattimento dei costi di archiviazione.

Rischi

Eliminazione del rischio di doppioni e del mancato aggiornamento di documenti condivisi.

Sicurezza

Maggiore sicurezza dei documenti (smarrimento, eventi catastrofici, manipolazioni volontarie o involontarie, ecc.).

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